Berbagai aktivitas terkait persediaan barang menjadi nadi perkembangan pelaku bisnis ritel karena merupakan sumber pendapatan sektor tersebut. Dalam pengelolaan stok barang, pelaku usaha biasanya melakukan Stock Opname sebagai upaya pengendalian berkala.
Definisi Stock Opname
Stock Opname merupakan strategi penghitungan stok barang yang akurat untuk keperluan pencatatan pembukuan. Aktivitas ini biasanya dijalankan oleh pelaku bisnis ritel.
Stock opname dilakukan dengan cara menyesuaikan perhitungan jumlah stok yang tercatat pada Jurnal dengan jumlah stok fisik yang sebenarnya.
Aktivitas stok opname cukup menyita waktu karena Anda harus memeriksa kondisi stok barang perusahaan secara langsung. Maka itu, perusahaan harus memiliki strategi pelaksanaan dan mengatur waktu agar lebih efisien dalam melakukan proses stok opname.
Salah satu komponen penting agar stok opname lebih mudah, efisien, dan akurat adalah dengan penggunaan Stock Keeping Unit (SKU). Penerapan SKU juga diyakini membantu perusahaan mengurangi kesalahan pencatatan dan perhitungan stok barang.
Stock Keeping Unit atau SKU merupakan identitas berupa kode unik pada setiap barang ritel untuk memudahkan pihak perusahaan mengenal jenis-jenis stok barang. SKU antara satu jenis barang dengan barang lain akan berbeda sebagai penanda.
Kode yang digunakan biasanya terkait dengan unsur merek, warna, ukuran, dan tipe barang. Secara teknis, SKU biasanya dicetak dalam barcode untuk memudahkan perusahaan melakukan inventarisasi atau stok opname.
Tujuan Stock Opname
Pada dasarnya, Stock Opname dilakukan bertujuan untuk memastikan persediaan barang tercatat secara akurat pada pembukuan perusahaan. Hal ini dilakukan sebagai upaya pengendalian internal stok barang secara khusus, dan pengendalian proses bisnis secara umum.
Dalam perkembangannya, stok opname tidak hanya dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan, tetapi juga membantu proses penghitungan kas, aset, utang, dan piutang.
Subjek Pelaksana Stock Opname
Petugas yang melakukan stok opname biasanya adalah petugas audit yang bukan personil pencatat persediaan dari internal perusahaan. Dengan demikian, proses pemeriksaan bisa dilakukan secara independen dan memberi hasil yang objektif serta akurat.
Petugas audit yang dimaksud biasanya berasal dari divisi accounting atau divisi yang terkait dengan keuangan perusahaan. Hal ini sesuai dengan tujuan stok opname yakni untuk mengetahui jumlah persediaan sebagai bagian membantu proses penghitungan arus kas.
Jika petugas menemukan selisih antara jumlah stok barang dan jumlah yang tercatat di dalam pembukuan, maka tindakan selanjutnya diserahkan pada kebijakan masing-masing perusahaan.
Risiko Stock Opname
Proses Stock Opname menimbulkan risiko terjadinya selisih jumlah barang yang ada di gudang persediaan dengan yang ada dalam pembukuan. Beberapa opsi yang biasanya dilakukan jika risiko selisih jumlah adalah hasil selisih stok barang dibebankan kepada perusahaan dengan membuat jurnal penyesuaian.
Opsi lain, perusahaan membebankan kepada petugas yang bertanggung jawab pada divisi persediaan untuk mengganti kekurangan tersebut. Jika terjadi kelebihan stok barang, petugas disarankan melakukan pemeriksaan ulang untuk mengetahui kemungkinan terdapat transaksi yang belum dicatat.
Langkah-langkah Stock Opname
Tahap Awal
Tahap awal stok opname dilakukan jauh sebelum hari H atau sepekan sebelum hari H. Biasanya, penanggung jawab di bagian gudang diminta menyiapkan dua stiker berbeda. Gunanya untuk menandai stok yang telah dihitung saat Stock Opname atau menandai stok barang yang tidak dihitung dalam stok opname.
Selanjutnya, petugas gudang sebaiknya menata dan merapikan stok sesuai kode dan jenis barang sehingga proses stok opname bisa dilakukan lebih mudah dan cepat. Stok barang sebaiknya dilengkapi SKU berupa kode barang dan barcode yang sesuai dengan klasifikasinya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan penghitungan stok barang.
Tahap Persiapan
Tahap persiapan biasanya dilakukan mendekati hari H. Beberapa langkah yang dilakukan adalah memanggil tim yang terkait untuk menyiapkan keperluan Stock Opname. Kemudian, menginstruksikan penanggung jawab gudang untuk melengkapi input mutasi barang sampai jam tutup operasional pada H-1.
Terakhir, menghentikan mutasi barang terhitung sejak tutupnya jam operasional gudang sampai periode Stock Opname.
Tahap Stock Opname
Pada tahap paling penting ini, petugas sebaiknya memastikan kembali bahwa semua transaksi terkait stok sudah tercantum di semua program.
Kemudian, data semua stok dari semua program diberikan kepada petugas di masing-masing tim Stock Opname sebagai pedoman. Usahakan data tak diketahui oleh pihak penanggung jawab stok barang.
Dalam proses Stock Opname, berikan stiker pada setiap persediaan barang yang sudah dihitung agar tak terjadi penghitungan berulang. Data-data stok barang yang telah tercatat disalin ke dalam excel.
Data ini berisi jumlah perbandingan antara stok barang yang ada di gudang dan stok barang dalam pembukuan untuk mengetahui ada selisih atau tidak.
Setelah itu, lakukan pemeriksaan ulang atas selisih stok. Terakhir, data Stock Opname diserahkan ke bagian divisi accounting untuk dilakukan penyesuaian data.
Periode Pelaksanaan Stock Opname
Periode pelaksanaan Stock Opname ditentukan berdasarkan kebijakan masing-masing perusahaan. Periode biasanya disesuaikan dengan tingkat kepentingan perusahaan itu sendiri.
Pada umumnya, Stock Opname dilakukan setiap akhir tahun atau setiap akhir bulan. Adapula yang menerapkan Stock Opname setiap kuartal atau setiap caturwulan.
Namun di beberapa perusahaan ritel, Stock Opname justru dilakukan setiap awal bulan. Tujuannya, untuk menekan risiko selisih antara stok dan pencatatan sejak dini.
Kelola Stok Barang dengan Software Jurnal
Pengelolaan stok barang bisnis ritel tentu saja tak melulu berjalan lancar. Dalam prosesnya, proses pengaturan barang seringkali menemui kendala, apalagi ketika dilakukan secara manual.
Maka itu, pelaku bisnis perlu memikirkan pola-pola baru dalam mengelola persediaan barang demi kesuksesan usaha di masa mendatang. Salah satunya menggunakan teknologi software akuntansi online Jurnal by Mekari. Teknologi ini memberi sejumlah keuntungan dalam proses pengelolaan stok barang. Beberapa di antaranya adalah:
Proses Stock Opname Lebih Akurat
Melalui fitur Stock Opname pada software Jurnal, Anda dapat leluasa menyesuaikan jumlah persediaan barang yang tercatat pada Jurnal dengan nilai stok barang fisik yang sebenarnya secara akurat, mudah, dan cepat.
Dengan demikian, Anda dapat memastikan laporan persediaan barang yang tercatat di dalam laporan keuangan perusahaan adalah data yang akurat.
Monitor Stok Barang Secara Real Time
Dengan menggunakan fitur pada Jurnal, pelaku usaha bisa mendapat informasi terkait jumlah stok barang apa saja yang ingin Anda ketahui secara real time. Anda juga dapat mengimpor data persediaan dalam jumlah yang besar secara cepat. Hal itu bisa dilakukan baik menggunakan template spreadsheet yang disediakan maupun template milik pribadi.
Dengan demikian, Anda tak perlu kesulitan memeriksa persediaan barang yang tentu berpengaruh para perkembangan bisnis ritel yang sedang Anda jalankan. Pemantauan secara langsung juga dapat memudahkan Anda mengambil keputusan bisnis secara singkat.
Lacak Stok Barang melalui Berbagai Metode
Penggunaan software akuntansi memudahkan Anda melacak keberadaan stok barang secara langsung. Hal itu bisa dilakukan melalui beberapa metode pencarian, yakni:
– Penyimpanan multi lokasi: Mode ini memudahkan Anda melakukan penyimpanan produk di beberapa tempat penyimpanan.
– Penggabungan produk: Membantu Anda mengkombinasikan produk dari unit-unit yang berbeda.
– Penyesuaian stok: Membantu Anda melakukan penyesuaian terhadap stok barang perusahaan.
Notifikasi Stok Kosong
Tak hanya itu, software akuntansi juga membantu mengingatkan Anda jika ada persediaan yang akan segera habis. Dalam hal ini, Jurnal juga menyediakan mode notifikasi sebagai pemberitahuan bagi Anda jika persediaan barang tertentu akan kosong di gudang penyimpanan dalam waktu dekat.
Periksa Stok Barang Paling Laris Manis
Keberadaan software akuntansi juga mampu membantu Anda utuk memeriksa persediaan barang ritel yang paling laris manis di pasaran melalui pelacakan kinerja penjualan produk terbanyak. Dengan informasi tersebut, Anda bisa menganalisa permintaan konsumen di masa mendatang.
Pada akhirnya, data analisa jenis barang yang paling laku bisa dijadikan bahan referensi demi meningkatkan pertumbuhan penjualan perusahaan ke depan.
Sumber https://www.jurnal.id